Ab wann ist dein Kunde in Verzug?
Das Obligationenrecht (Art. 102 OR) kennt zwei Fälle:
- Ein fester Zahlungstermin ist vereinbart (ein „Verfalltag“, etwa im Vertrag oder in akzeptierten AGB): Dein Kunde ist automatisch ab dem Folgetag in Verzug. Eine Mahnung braucht es dafür nicht.
- Kein fester Termin vereinbart: Erst deine Mahnung setzt den Kunden in Verzug.
Eine Zahlungsfrist, die nur auf der Rechnung steht („zahlbar innert 30 Tagen“), gilt in der Regel nicht als vereinbarter Verfalltag. Willst du dich darauf stützen, gehört die Frist in den Vertrag oder in deine AGB.
Verzugszins: 5 Prozent pro Jahr
Ist dein Kunde in Verzug, schuldet er 5 Prozent Verzugszins pro Jahr (Art. 104 OR). Das gilt auch ohne Vereinbarung. Ist vertraglich ein höherer Zins abgemacht, gilt dieser.
| Beispiel | Wert |
|---|---|
| Offener Betrag | CHF 2'000.00 |
| Verzug | 30 Tage |
| Rechnung: 2'000 × 5 % × 30 / 365 | CHF 8.22 |
Bei kleinen Beträgen und kurzem Verzug ist der Zins gering. Er zeigt aber, dass du deine Forderung ernst nimmst — weise ihn spätestens in der letzten Mahnung aus.
Mahngebühren: nur wenn vereinbart
Für Mahngebühren gibt es keine gesetzliche Grundlage. Du kannst sie in der Regel nur verlangen, wenn sie im Vertrag oder in den AGB stehen, die dein Kunde akzeptiert hat. Fehlt das, beschränkst du dich auf den Verzugszins. Ein Satz in deinen AGB wie „Ab der zweiten Mahnung verrechnen wir CHF 20.– Mahngebühr“ schafft Klarheit für künftige Aufträge.
Die drei üblichen Mahnstufen
Das Gesetz schreibt keine Anzahl Mahnungen vor. Bewährt haben sich drei Stufen:
- Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Gebühr. Oft ist die Rechnung nur untergegangen. Neue Frist: 10 bis 14 Tage.
- Mahnung: bestimmter im Ton, mit Hinweis auf den Verzugszins und — falls vereinbart — der Mahngebühr. Neue Frist: 10 Tage.
- Letzte Mahnung: mit der Ankündigung, dass du nach Ablauf der Frist die Betreibung einleitest.
Ruf bei wichtigen Kunden vor der letzten Mahnung kurz an. Ein Gespräch klärt oft mehr als ein weiterer Brief — vielleicht gibt es eine Reklamation oder einen Engpass, für den eine Ratenzahlung die bessere Lösung ist.
Was in jede Mahnung gehört
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliche Fälligkeit
- Offener Betrag, bei Teilzahlungen der Restbetrag
- Eine klare neue Frist mit Datum (nicht nur „innert 10 Tagen“)
- Zahlungsangaben — am einfachsten eine neue QR-Rechnung
- Verzugszins und Mahngebühr, falls du sie verlangst
- Eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen
Wenn nichts hilft: die Betreibung
Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Wirkung, kannst du die Forderung betreiben:
- Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz deines Kunden stellen — bei vielen Ämtern online. Die Gebühren zahlst du vorerst selbst, sie gehen aber zulasten des Schuldners.
- Das Amt stellt deinem Kunden den Zahlungsbefehl zu.
- Dein Kunde kann innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben. Dann musst du die Forderung über die Rechtsöffnung oder ein Gerichtsverfahren durchsetzen. Hast du eine unterschriebene Schuldanerkennung, etwa eine unterzeichnete Offerte oder einen Vertrag, geht das schneller.
- Ohne Rechtsvorschlag kannst du die Fortsetzung der Betreibung verlangen.
Bei Streit um die Forderung selbst lohnt sich eine Rechtsberatung, bevor du betreibst.
Verjährung nicht verpassen
Forderungen verjähren je nach Art nach fünf oder zehn Jahren (Art. 127 und 128 OR). Für viele KMU-Rechnungen — etwa Handwerksarbeit oder den Verkauf von Waren an Endkunden — gelten fünf Jahre. Eine Betreibung unterbricht die Verjährung (Art. 135 OR), die Frist beginnt danach neu.